受付のプロ直伝!!結婚式受付の任務&服装&受付の流れ 完全マニュアル☑

受付のプロ直伝!!結婚式受付の任務&服装&受付の流れ 完全マニュアル☑ | 披露宴・1.5次会・帰国後パーティーは会費制結婚式の【会費婚】

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こんにちはっ!職種経歴のジャンルが広すぎるNOTEライター@princhipesaです☆本日も “結婚”に関する皆さんの疑問に、ズバリお答えしたいと思います!

さて、「友人の結婚式で受付を頼まれた!」とても名誉で嬉しいですよね。でも、普通の受付ではなく結婚式の受付は「両家の顔」。新郎新婦の親族や会社の重役の方々も出席されるので、粗相のないよう完璧にこなさなければなりません。

「えぇぇ本当に私にできるの…?(汗)」と不安になる方は大勢いらっしゃると思いますが…「マナー&確認事項&当日の流れ」をちゃんと理解していれば絶対に大丈夫です!

そこで今日は、某大手弁護士事務所の受付として大手企業のVIP対応、また三ツ星ホテルのチーフ・レセプショニスト(※1)を長年務めた経歴のある筆者が、受付の任務とマナーをはじめ、当日の受付マニュアルを徹底解説!

記事の後半では、結婚式の受付当日にカンペとして持って行ける、当日の受付マニュアルを記載しているので是非チェックしてくださいね!

この記事さえキッチリと呼んでいただければ、絶対恥をかかせませんっ!!受付に任命されてドキドキしているそこの貴方、また受付を友人に頼もうとしている貴方!しっかり最後まで目を通してくださいね☆

(※1:通称パーティーコンパニオン、近年呼び名が変わりました。一流ホテルの宴会場で開催される企業パーティー等で、受付等を含む総会や各種パーティー進行のお手伝いするお仕事です。)

 

そもそも結婚式の受付って何をすればいいの?

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「そもそも結婚式の受付って一体何をするの?」という方もいらっしゃいますよね!

ここでは結婚式受付の主な任務を6ご説明したいと思います。

この6つをしっかりと頭に入れておくだけで、受付の仕事はほぼ80%クリアできます。

任務1:ゲストを新郎新婦の関係者としてお迎え

受付に立つ方も新郎新婦からすれば“招待をして来て頂いている”のですが、他のゲストからすると受付は関係者と見なされます。受付は両家の顔として、最初にゲストにお祝いの言葉を言われる立場です。

「本日はおめでとうございます。」と言われたら「ありがとうございます」、お迎えする際も「いらっしゃいませ。」ではなく「お辞儀」等自分の立場を考えて言葉を発する必要があります。

任務2:ご祝儀を受け取って管理

ご祝儀をゲストから受け取って管理することが、受付の一番重要な役目と心得てください!例えるならば、銀行の金庫番のような役目。江戸時代で言うと大奥と中奥の扉の鍵を司る、お鈴廊下の”御錠口様”です。(え。)

総額数百万円にもなるご祝儀を責任持って管理し、指定された新郎新婦の親族に間違いなくお渡しします。絶対に1つのご祝儀も欠けることなく管理しなければなりません。1つでも紛失したら大騒ぎになると心得て下さい。

任務3:ゲスト全員のお名前を、芳名帳に記帳して頂く

ご祝儀を受け取る際に、出席者全員のお名前を芳名帳(ほうめいちょう)に記帳(きちょう)して頂きます。

この芳名帳は、後日新郎新婦が出席者を確認する際に絶対に必要になるものです。一人の名前も欠かさずに、絶対にゲストに記入していただきましょう。

任務4:会場の席次(せきじ)の案内

出席される方は勿論ご自身がどの席に座るのか知りません。配布用の席次表が予め準備されているケースがほとんどですが、勿論ない場合もあります。

広い会場の場合、自分の席を探すのは困難!会場の席の上には「お名札」と「テーブルの番号札」が乗っています。最低その方の席がどのテーブルにあるのかを伝えましょう

ちなみに、結婚式はお祝い事なので、テーブル札はアルファベットや数字ではなく“松・竹・梅”で表示されることが多いと思います。例えて言うなら「松(まつ)のテーブル」「梅(うめ)のテーブル」のようなイメージです。

受付で誘導役をする人も役に立つので、何とな~く覚えておいてくださいね☆

任務5:会場の席や控室への誘導

ご祝儀回収・記帳・席の案内が終わると、披露宴会場が開いていれば会場を、まだ閉まっていれば控室(待合室)を案内します。また、必要があればそこまで誘導していただきます。受付メンバー数人の他に、披露宴会場の熟練スタッフもよっぽどの事件がバックヤードで起こらない限り手伝ってくれるのでご安心を!

また、どんな非常事態が起こっても受付を空っぽにして全員が誘導に回る…なんて事に絶対ならないように注意してくださいね!

任務6:どんなにテンパっていても笑顔を忘れない!

慣れない受付をしていて「予想外の質問を投げかけられた…(オロオロ)」、勿論当日はハプニングや予想していなかった事だって起こります。

分からない事があってもパニックにならず、冷静ににっこり笑って「少々お待ちください」と一言添えて、受付の他のメンバーや会場スタッフに引き継いでもらいましょう。

お祝いの席で主役の関係者である貴方が怖い顔になる程、残念な事はありません!結婚式の受付とはいえ、貴方はプロではありません。笑顔で対応さえできれば、ゲストも気持ちよく待っていてくれますよ☆

 

受付の服装マナー

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結婚式の受付の任務はこれで完璧ですね!

でも仕事が完璧でも、服装が両家の顔として完璧でなければ元も子もありません!ここでは女性・男性の受付の服装マナーについてご紹介したいと思います。

女性の服装マナー

ドレス等について

絶対に清潔感のある爽やかなデザイン、そしてなるべく色の鮮やかなドレスを選びましょう。

貴方は両家の顔として受付に立っています「地味or派手すぎる=その家のイメージ」に繋がることを心得て下さい。とても難しいですが、「明るく・清楚・お上品」のテーマを心がけてドレスを選びましょう。

また、受付ではゲストをお迎えする度にお辞儀をしなければなりません。お辞儀をする度に胸元がチラチラ…下着がチラチラ…なんて事には絶対にならないよう胸元には特に気を付けて下さい

ストールやボレロについて

受付では「ご祝儀を両手で受け取る」という動きを何度も繰り返します。ストールだと動く度にズレて直さないといけません。ストールは受付のマナー違反ではありませんが、なるべくボレロや華やかなジャケットを着ると動きやすいですよ!

ヘアセットについて

ヘアセットも実はちょっとした工夫が必要です。何度も申しますが、受付では何度もお辞儀をします。その度に前髪がバサっとなっては髪をかき上げる…サイドの髪を耳にかける…というのは見ていてスマートではありません。

前髪は乱れないようにとスプレーで固めておく、ピンで留めておく等…お辞儀をしても手で直す必要のないヘアセットにしておきましょう。

メイク&ネイルについて

「明るく・清楚・お上品」なので、派手すぎない爽やかなメイクを心がけましょう。また手先が注目される場でもあるので、シンプルで上品なネイルをしておくと好感度もアップ!会場では料理も振舞われます、香水をつけすぎると周囲の迷惑になるのでご注意を。

男性の服装マナー

スーツ等について

結婚式の受付に男性が任命されることも勿論あります。女性の服装とキーワードは同じ、爽やかで清潔感のあるスーツを選びましょう!

スーツのカラーは基本的にダーク系、礼服は親族が着るのでわざわざ受付が着て行く必要はないでしょう。

ネクタイは白やシルバーの無地の物が定番ですが、淡い華やかな色であれば近年はOK!シャツは白シャツが基本ですが、上品で明るい色シャツにすると華やかさが演出できるのでオススメですよ!

白靴下はマナー違反?!

意外と見落としがちなのが、靴下!礼服売り場等でストライプの靴下が販売されていますが、これはゲスト用ではありません。

白いシャツや白いネクタイだから「白い靴下」、おめでたい席だから「カラフルな靴下」はマナー違反です。ゲストとして結婚式に出席する男性は、絶対に黒い靴下を履いてください。丈もショート丈ではなく、絶対にミドル丈ですよ!!

華やかに見せるコツは?

これで男性の服装の基本は完璧!でも、結婚式という祝いの席では、男性も出来るだけ華やかにして“普段のスーツ姿”とは差を付けたいですよね!

胸ポケットに鮮やかな色のハンカチーフを入れたり、華やかなデザインのカフス・タイピンを取り入れるだけでぐっとオシャレに見えますよ♪

 

披露宴の当日までに確認しておくこと

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受付の任務と服装マナーはこれでもう完璧ですね!

当日受付をする上で、できれば事前に確認しておきたい項目が数点あります。当日は新郎新婦も準備やご挨拶等でバタバタするので、スムーズに運ぶ為にもなるべく確認して下さい。そしてこの項目をメモしたら必ず当日持参しましょう。

☑1.当日の集合時間の確認

受付は貴方一人ではありません、新郎・新婦側からそれぞれ2~3名づつ、4~6名でームを作って当日受付を行います。

受付メンバーで顔合わせや打ち合わせをする必要があるので、当然集合時間は一般ゲストよりも早めです。

☑2.受け取ったご祝儀を渡す相手

受け取ったご祝儀を渡す相手受付で集めたご祝儀を、最後に誰に託せばいいのかを聞いておきましょう。

顔合わせは当日になるので確認をしなくてもいいかもしれませんが、念の為にお名前とその方の立場を聞いておきましょう。(例:新郎のお母様 新婦のお姉様等)

☑3.お車代を渡すゲストの有無

結婚式に出席されるゲストの中には、遠方から来られる方も中にはいらっしゃいます。そんな方には交通費として「お車代」をお渡しする事もあります。

「お車代」は受付でお渡しすることが一般的なので、出席者の中に「お車代を渡さなければならない方」がいないかキッチリと確認しておきましょう。

新郎新婦が事前に受付リストや席次リストを作っていることがほとんどなので、マーカーでチェックをしておきましょう。

☑4.イレギュラーゲストの有無

中には新郎新婦から言づけをお伝えしないといけないゲスト、親族に取り次がなければいけないゲストもいらっしゃいます。通常受付以外に対応しなければならないイレギュラーゲストの有無をキッチリと確認しておきましょう!

 

受付当日の流れマニュアル

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ここでは企業の受付やホテルのレセプショニスタをしていた筆者が、実際に結婚式の受付をした経験から編み出した当日のタイムスケジュールをご紹介します。

集合時間や会場の場所によって異なりますが、このペースを目安に動くとバタバタすることも無いと思いますよ!

また、結婚式会場と言っても大小様々で、建物が本館・別館分かれている大きな施設は迷宮そのもの。「玄関口⇒上階にある新郎新婦や親族の控室⇒結婚式会場前」等、施設内を移動するだけで予想以上に時間がかかったり、最悪迷子になります。このタイムスケジュールはあくまで目安、不安であればもっとゆったり時間をとっても良いかもしれません。

また、先方の手間を省くためにも、できれば新郎側・新婦側それぞれの受付メンバーで行動を共にした方がスムーズです☆

当日のチェック項目、タイムスケジュール、マニュアルとして使用できるように記事を作成しています。是非当日のカンペとして持参してください♪

★★★ここから以下の項目を「コピペ&ワードやメモに貼り付け&プリントアウト」★★★

 

 【会場到着】身だしなみを整えて身軽になろう!

まず会場に付いたら身だしなみを完璧に整えましょう。着替えが必要であればトイレでもいいですが、「ロッカー室」や「着付け室」であれば一般開放されている会場もあります。

準備が整ったら、持っている荷物をクロークやロッカーに預けて最小限にしましょう。受付周りに私物が沢山あると、ゲストから見てスマートではありません。

【 受付に持って行く物 の例】
☑ 事前に書いておいたメモ、ペン、このマニュアル!
新郎新婦から預かった出席者リスト(あれば)
ケータイ電話…新郎新婦と連絡を取るのに必要です。
☑ 少額の現金…新郎・新婦からの急な要望のお買い物に対応できます。
☑ 紗に包んだご祝儀…言うまでもなく、必需品です。
☑ ファンデーションや口紅…最低限の化粧直しグッツ

 

【身軽になり次第】新郎新婦・親族にご挨拶&ご祝儀を受け渡す相手と顔合わせ

☑ 新郎新婦、親族にご挨拶

身だしなみが整い、荷物も全てクロークに預けたら新郎新婦や親族の控室に行ってまずご挨拶をしましょう。

「本日はおめでとうございます。会場の受付をさせて頂きます〇〇と申します、よろしくお願い致します。」等硬くなりすぎないご挨拶でOKです☆

☑ ご祝儀を受け渡す相手の確認

集めたご祝儀を誰に渡せばいいのかをもう一度確認、そしてその方のお顔とお名前をしっかりと覚えておいてください。

受付では総額数百万円にもなるご祝儀が集まります。間違えた人に渡してしまったり、紛失すると大変な事になります!少々しつこいですが、ご祝儀の管理は受付の一番重大なお役目なのでしっかりと心に留めておいてください

ご挨拶が一通り終わり、祝儀をお渡しする方のお顔を覚えたら長居は禁物です。会場の周辺に行くか、時間が余っていればどこかで時間をつぶしましょう。

【受付メンバー集合の10分前】会場の周辺をくまなくチェック!

受付の集合場所はほとんどが披露宴会場の前に1時間前集合だと思います。その少し前に行って、周辺の設備をざっと目で確認しておきましょう。

スタッフから説明を受ける時に教えて頂けますが、事前に確認しておくと後でとてもスムーズです。

筆者の経験から、受付で聞かれるであろう質問は以下に記載しておきます。会場周辺を見渡しただけで分からないことは、会場スタッフに後で聞きましょう。

【 Check! 】
☑ 披露宴会場の場所
☑ 開場までの控室の場所
☑ お手洗いの場所
☑ 喫煙コーナーの場所
☑ 授乳室等の場所
☑ クロークの場所

 

【受付メンバーの集合時間】会場の担当スタッフと受付メンバーでミーティング

ここで受付メンバー、披露宴会場の担当スタッフと顔合わせをします。会場スタッフから受付の流れや周辺施設の説明を受けるのでしっかりと聞いておきましょう。また、必ず会場の担当スタッフの顔をしっかりと覚えておいてください

ここで必ず以下の事を確認して、受付係・誘導係等も決めておかなければなりません。スタッフと打ち合わせをして役決めをしましょう☆

ミーティングが終わったら念の為お手洗いは済ませておいてください、受付が始まってから行くのはスマートではありません。

【 Check! 】
☑ メンバーで役割分担(受付or誘導等)
☑ 出席者リストと会場の席次確認
☑ 実際の会場のテーブルレイアウト
☑ お車代等ゲストに渡す物の有無
☑ イレギュラーゲストの情報共有
☑ 駐車券の有無
☑ 駐車券が無い場合はどこで発行しているか
☑ 受付周りの備品チェック(芳名帳・黒盆(※2)・出席者リスト・お車代等ゲストに渡す物等)
☑ 集まったご祝儀をまとめる袋(新郎新婦別の場合も有り)

※2 : 黒盆(くろぼん)=ご祝儀を集める黒塗りのお盆、会場で準備されています。

【開宴30分前】受付本番

さて、ここからが本番です。いや~ドキドキしますね!でも緊張しなくても大丈夫、意外とゲストの方が緊張しています。笑

年配の方から親しい友人、中には度肝を抜かれるような超有名企業の重役がゲストとして受付に来られます。知り合いだからと言って話し込まないように、大物だからと言って物おじしないように、しっかりとケジメをつけて笑顔でゲストを迎えましょう☆

ゲストお迎え

ゲストが来られたらお辞儀をしてお迎えをします。「いらっしゃいませ」とお声をかけるのはNGです。

 自分:(お辞儀でお迎え)

 ゲスト:「本日は、おめでとうございます。」

 自分:「ありがとうございます。」

 ご祝儀受け取り

ご挨拶が済んだらゲストがご祝儀を渡してくれると思うので、受け取って芳名帳への記帳を促します。

 ゲスト:(ご祝儀を受付に渡す)

 自分:「ありがとうございます。お預かり致します。」(※必ず両手で受け取ってください!)

 ご祝儀のお名前と名簿の名前の確認が取れたら、チェックを入れておきましょう。そして頂いたご祝儀を、受付台に置いてある「黒盆」に綺麗に並べて置きます。ここで気を付けなければならないのは、ご祝儀の方向。必ずゲスト側から見て名前が分かるように置きましょう。

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またできれば自分の手前端から順に並べて行きます。一杯になったらご祝儀は上に重ねて置いても大丈夫ですよ☆

受付が進むにつれてご祝儀が山積みになっていくと思いますが、だからと言って全てを祝儀袋入れに入れてしまうと見た目が地味になってしまいます。黒盆の上には地味に見えない程度にご祝儀を残しておきましょう。

芳名帳への記帳

さて、受け取ったご祝儀を黒盆に乗せたら、次は芳名帳へ記帳を促します。

 自分:「恐れ入りますが、こちらにご記帳(きちょう)をお願い致します。」

      ※この際にペンを両手で手渡す、記入する部分に手をかざして促す等をしましょう。

 ゲスト:(お名前記帳)

 自分:「(チラっと確認後)ありがとうございます。」

 ご年配の方の中には達筆で、明らかに読みづらい名前の方もいらっしゃいます。そんな方がいらっしゃれば、預かったご祝儀に書かれている名前をメモに書き、受付が閉まってから芳名帳に一言添えて挟んでおくと新郎新婦が困りません♪芳名帳に直接書くのは絶対NG、勿論その方が見えなくなってからサッとしておきましょう。本来ここまでしなくてもいいのですが、余裕があればしておくと完璧です。

 席次表やお車代を渡して案内

席次表やお車代のお渡し、またイレギュラーゲストへの言づけや案内はこのタイミングでします。

その際、ケースによってこのような一言を添えましょう。

【席次表を渡す場合】

・こちら本日の会場席次でございます。

【 会場がまだ閉まっている時の例 】

・それでは、会場の準備が整い次第ご案内いたしますので、あちらの控室でお待ちくださいませ。

・お飲み物をご準備しておりますので、あちらの控室にて今しばらくお待ちくださいませ。(大体あると思いますが、本当に飲み物があるか確認した上で!)

【 会場が開いている時の例 】

・開場しておりますので、お席にてもう少々お待ちくださいませ。

【お車代を渡す場合】

・こちらお受け取りくださいませ。

・こちら〇〇様にお渡しするよう言付かって(ことづかって)おります、お受け取り下さいませ。

【親族への引き継ぎ】

・△△が直接〇〇様にお会いしたいと申しております。ただ今呼んで参りますのでこちらで少々お待ちくださいませ。

ゲスト用に席次表が用意されていればいいのですが、無い場合もあります。席次表がない場合は…「〇〇様のお席は〇〇テーブルでございます。」と案内をしてあげましょう。

受付誘導係は何をするの?

受付ではなく誘導係をする方は、会場(控室)の入り口周辺に立ってゲストを誘導します。受付よりも簡単ですが、気を付けなければならないのは、姿勢と足さばき!立ち姿が特に目立つという事を心がけておきましょう。その際案内するお部屋を手で指しながら(指さしではないですよ!)

「会場(控室)はこちらでございます。」と促してあげましょう。

「席はどこかな?」などと聞かれる事もあるので、「お席はあちらの〇〇のテーブルでございます。」と説明してあげましょう!事前にしっかりと席のレイアウトを確認しておくとスムーズですよ☆

【開宴後】無事に受付終了!

「ゲストの受付も終わったし、これで任務は終了!」…いえいえ、任務はまだ完了していません。

受付が終わっていても、重大任務が残っています。ここでは受付が終了してからの事をご紹介したいと思います。

☑ 自分の受付をしてご祝儀を袋に一緒に入れておく

意外と忘れがちですが、受付も結婚式のゲストです。

全員の名前を芳名帳に記帳、またご祝儀も忘れずにご祝儀入れに入れましょう!

☑ 受付を閉めてご祝儀を指定された担当者に渡す

ここが最大の任務です!!

全てのご祝儀が集まったら、あらかじめ決めていた受け取り人に渡します。決して見当たらないからと言って違う親族の方に渡したり、会場スタッフに渡す等はしないでください!全員でなくてもいいので、受付代表者が責任を持って予め聞いていたご祝儀回収に来られる方に渡しましょう。

ほとんどありませんが、会場の金庫に一旦全てのご祝儀を預けるケースもあります。その場合は金庫の鍵が閉まるのを代表者が確認し、そのカギを受け取り、予め決めてあった担当者に責任を持って渡しましょう!

☑ 遅刻者がいれば順番を決めて待つ

予め遅刻をすることが分かっている人は勿論、リストに載っている人が交通状況等で遅刻をされる事もあります。受付を閉める訳にはいかないので、順番を決めて2人は受付に残るようにしましょう。(1人でもいいのですが、2人いた方が急なお手洗い等で受付を空にしないので)

 

ご祝儀泥棒に騙されないで!

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お祝いの席のご祝儀を狙っている祝儀泥棒は…残念ながら、ごく稀にいます。

身内に装って「〇〇の代理で祝儀を取りにきました」「〇〇が受付の方々をお呼びです、ここは私が一旦変わりますので行ってきてください」、また会場スタッフに装って「ご祝儀が増えてきたので一旦金庫に入れます。この袋にまとめてください。」「開宴しました。後はこちらで致しますのでどうぞお席の方へ…」等巧みな言葉を使って受付を撤退させようとしてきます。どんな事があろうとも、指定された方以外の人にご祝儀を渡さないで下さいね!!

こんな大惨事を防ぐ為にも、ご祝儀を受け渡す方や会場の担当スタッフの顔をしっかりと覚えておかないといけません。

 

これで結婚式の受付は完璧!

いかがでしたか?文面で見てしまうと「うわ~本当にできるのかな…」と不安になってしまいますが…絶対にできます!

大金を扱う責任の大きいポジションですが、貴方は一人ではありません。分からない事があっても会場の熟練スタッフや他の受付の方が絶対に助けてくれます。

一番重要なのは笑顔と丁寧な対応、分からないことがあれば「少々お待ちください」で即座に確認をすれば良いだけ。折角のお祝いの席の受付が、パニックになって恐いお顔になってしまうととても残念です。

今回ご紹介した流れをしっかりと抑えて、友人のお目出たい門出のお手伝いをしっかりと務めましょう☆

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princhipesa ライター MC、タレント、モデル、チーフ・レセプショニスタ、弁護士事務所勤務…などの経歴を持つアラサーライターです(`・ω・)☆ ホテル勤務経験で培ったマナーや作法を活かしたコンテンツを提供し、少しでも皆さんのお役にたてれば幸いです。