【幹事さん必見!】結婚式の二次会を成功させるポイントまとめ

友人の結婚式の二次会の幹事を頼まれたあなた、会を成功させるコツを知っていますか?
幹事はとても大変な役目ですが、だからこそ新郎新婦があなたを心から信頼している証拠でもあります。
そんな友人が多く集まる二次会をゼロから作っていくノウハウを、ご紹介します!

結婚式二次会の位置づけ

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挙式や披露宴はかしこまった席で、主に親族へ結婚のお披露目の場となっています。
そのためウェディングプランナー等のプロが何人も関わり、どの年代のゲストでも感動できる会に仕上がっています。
それに対して二次会は、カジュアルスタイルが多く友人と共に新郎新婦も楽しむ場である事が多いです。
二次会にもプロの代行業者はたくさんあり、任せてしまうのも一つの手ではありますね。
しかしプロでなくとも代行業者に負けない様な、楽しい二次会を作る事は可能です。
そのためのノウハウを、全てご紹介していきます!

 

成功させるコツは、段取りにあり!

二次会を成功させるコツは、ほとんどが準備段階にあります。
準備を抜かりなく行っておけば、二次会は7割成功と言っても過言ではありません。
二次会の幹事を頼まれたら、すぐにでも下記の段取りに沿って計画を立てていきましょう。

1.新郎新婦との打ち合わせ
(~結婚式2ヶ月前)

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幹事を任されたら、まずは新郎新婦の意向をしっかりと確認しておきます。
どんな会にしたいかを、なるべく細かにヒアリングしておきます。
しかし新郎新婦も結婚式の準備で忙しく、どんな会にしたいのかあまり定まっていない事が多かったりします。
そこでヒアリングをする時は、下記の様な例を出して聞いてみてはいかがでしょうか。

・和やかに過ごす1.5次会の様な二次会
・賑やかに盛り上がる、元気一杯の二次会
・新郎新婦の趣味を活かした個性的な二次会

まずは新郎新婦と一緒に、こうしたコンセプトを固めていきましょう。
これが決まれば、次は会場を探す段階です。

2.会場を押さえる
(~結婚式1.5ヶ月前)

コンセプトが決まったら、それに合った会場を押さえていきます。
会場は貸切になる可能性が高いため、早めに予約しないと希望日を押さえられない可能性もあります。
そのため、会場は出来るだけ早めに決めていきましょう。
新郎新婦側でお店の希望があるのであれば、そのお店へ予約を入れましょう。
特に希望がない場合には結婚式場から徒歩で移動できる範囲を目安に、何店舗かピックアップして新郎新婦と相談していきます。

会場へ予約を入れる際には、下記を忘れずに聞いておきましょう。

・予約の時間(準備もあるので、開催時間の前後30分は多く見る)
・料理の内容
・ケーキの有無
・装飾の有無(式場からお花をもらえる場合があるので、持ちこみが可能かも確認する)
・総席数
・費用
・支払いのタイミング
・契約書記入、会場下見の日程
・担当者の名前

これらは必ずメモをして、聞き漏れがない様にしていきましょう。
また電話で予約を入れると、別日に契約書を記入しに行く事になる場合がほとんどです。
その日に、一緒に会場の下見をさせてもらいましょう。

3.会場の下見
(~結婚式1ヶ月前)

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新郎新婦のスケジュールも合わせられる様であれば、下見は一緒に会場へ出向きましょう。
契約書の記入をしたら、しっかりと会場の下見をしておきます。
この時チェックしておく項目は、下記です。

・店内設備の場所(トイレや機材など)
・テーブル、イスがどの様に配置されるのか
・受付を設置できる場所
・新郎新婦の控室
・新郎新婦の動線(入場~退場)
・マイクセットの有無(なければレンタルして持ち込む)
・音響機材(CDやiPod等、どんな機材で音楽が流せるのか確認しておく)

基本的に次に会場へ来る時は本番日なので、この時に会場の様子をしっかりと確認します。
可能であれば、店内の写真を撮っておいても良いかもしれません。
また友人が多く集まる席ですので、会をまとめるにはマイクが必須です。
マイクセットがお店にない場合には、レンタルして持ち込みが可能かどうかも確認しましょう。
そして忘れがちなのが、「新郎新婦の控室」です。
新郎新婦は荷物が大変多いですし着替え等もあるため、控室が必要です。
控室がない場合には、お店の一角にパーテーションを置いて新郎新婦が使える様にしても良いかもしれませんね。

4.二次会の内容を決める
(~結婚式1ヶ月前)

会場の様子が分かったら、いよいよ二次会の内容を決めていきます。
一般的な二次会の流れに沿って、色々とアレンジしていくと良いかもしれません。

1.受付(受付をする内容は?)
2.新郎新婦入場(どんな入場演出をする?)
3.乾杯(乾杯の音頭はどうする?)
-歓談-
4.ケーキ入刀(ケーキ入刀する?しない?)
-歓談-
5.余興(どんな余興をする?しない?)
-歓談-
6.ゲーム(どんなゲームをする?景品はどうする?)
-歓談-
7.サプライズなど(どんなサプライズをする?しない?)
8.新郎挨拶
9.新郎新婦退場(どんな演出で退場する?)
10.お見送り(プチギフトは用意する?)

二次会に、ルールはありません。
「こうしなければならない!」というものはほとんどないので、コンセプトに沿って内容を決めていくと良いでしょう。
内容が決まったら、ざっくりとした時間も振り分けていきます。
○時~ケーキ入刀、○時~余興、○時~ゲームと言った感じで大丈夫です。
時間の振り分けも終わったら、これらをまとめて表にして多めにプリントアウトしておきます。
これを、「タイムテーブル」と呼びます。
当日は、このタイムテーブル通りになる事はまずありません。
しかし時間がずれてしまったら、歓談の時間を延ばしたり短くする事で調節していけばOKです。

5.会費を決める
(~結婚式1ヶ月前)

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会の内容が決まったら、いよいよ会費を決めていきます。
会場費や料理、ゲーム景品等を合わせて算出し、赤字にならない様に調整していきます。
二次会の会費の相場は、だいたい¥7,000~¥10,000位です。
高すぎてもゲストが参加しにくくなってしまいますが、赤字になると新郎新婦や幹事の負担が増えてしまいます。
そのため予想参加者の人数から計算して、少し黒字になる位の金額に設定するとベストです。

会場費+料理合計+ドリンク合計+ゲーム景品代+プチギフト代+備品購入代(+備品レンタル代)=二次会の経費

こうして出した全体の総経費予測を、「予算」と呼びます。
この総経費を予想最低ゲスト人数で割った金額を、会費とすると赤字になりにくくなります。
但しあまりにも会費が高くなりすぎてしまいそうな時には、ゲーム景品代や備品購入代等で削れる経費を削っていきましょう。
最終的に、会費-実際にかかった総経費が少し黒字になる様に設定します。
黒字が出過ぎてしまう様であれば、ゲームの景品を増やしてみても良いかもしれません。

6.招待するゲストを決めて連絡する
(~結婚式1ヶ月前)

会費が決まったら、早速ゲストへの招待を送ります。
最近ではメールで招待するケースが大半の様ですが、結婚式の様に手紙を用いてもOKです。
ここでは、下記を忘れずに招待状に記載していきましょう。

1.二次会の開催日程
2.開催時間(受付○時~/スタート○時~/終了○時予定)
3.開催場所(できれば地図やURLを付けて)
4.会費
5.簡単な内容(「○○ゲーム等楽しい企画を予定しております!」等)
6.出欠の返事の送り先(新郎新婦は多忙なので幹事宛でも良いかもしれません)
7.出欠の返答期限(送付から約1週間程)
8.当日の緊急連絡先(幹事)

この招待状は新郎新婦主体で送る場合もあれば、幹事側から作成して送る場合もあります。
どちらにするかは、新郎新婦と話し合って決めると良さそうです。
ゲストからの出欠が返ってきたら、リストにしてまとめておくと便利です。

また出欠がはっきりしてある程度の参加人数が出たら、予算を見直してみましょう。
当日欠席が数人出る事も考えて、ここで最終的な経費を決定します。

7.司会や受付等の担当を決める

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大体の大枠が決まったところで、協力してもらう友人を決めていきましょう。
二次会も多くの人が集まる場ですから、どうやっても一人で全てを回す事は出来ません。
かと言って会を楽しみたい友人が多いでしょうから、それぞれに少しずつ仕事をお願いしていくと良いかもしれませんね。

・受付
・司会
・音響
・余興
・幹事の補助

基本的に上記の役割をお願いしておくと、当日の流れがスムーズになります。
受付は披露宴同様、新郎側・新婦側それぞれ2人お願いするとベストです。
また司会をお願いする人は、コンセプトに合った人物を選出していきます。
例えば1.5次会のコンセプトであれば落ち着いた女性、賑やかに盛り上げるコンセプトであればノリの良い盛り上げ役の男性等と言った具合です。
音響はお店の方にお願いできる場合もありますが、念の為友人にもお願いしておくと心強いです。
そして余興をやる場合には、新郎新婦の意見を踏まえて友人にお願いします。
最後に幹事の補助ですが、当日の幹事にはやる事がたくさんあります。
上記を全て友人にお願いしたとしても、幹事には最低でも下記のお仕事が残っているのです。

・二次会のタイムテーブルの管理
・お金の管理
・備品の管理
・準備、撤去

これらを一人でこなしていく事も、大変困難です。
そこで、当日幹事の補助をしてくれる友人を決めておきましょう。
一人で背負いすぎてしまうと全てが回らなくなってしまうので、幹事の補助のお仕事は一番重要とも言えます。

8.各担当と打ち合わせをする

各担当が決まったら、実際に担当を集めて打ち合わせをしていきます。
この時、各担当にタイムテーブルを渡しておきます。
そして「このタイミングで、○○をする」という各人のやる事をしっかりと割り振っていきます。
また司会と音響担当にはタイミング等の調整があるので、より入念に打ち合わせをしておきます。

9.BGMを決める

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次は、二次会で使用するBGMを決めていきます。
これはお店で流しているBGMで良い場合には、決める必要はありません。
しかし入場やケーキ入刀、サプライズ等の要所要所では、BGMを選曲して使用する事をおすすめします。
BGMが変わると雰囲気を一気に変える事が出来るので、歓談の盛り上がりから注目を集める事にも一役買ってくれる事になります。
司会だけでこうした変化を作るのは至難の業と言えるので、是非BGMを使ってみましょう。
また新郎新婦のお気に入りの曲や使用したい曲を聞いておくと、良いかもしれません。

BGMはCDや外部接続機器(iPod等)、PC等と、流す方法がたくさんあります。
これに限っては、下調べしておいたお店の音響機器に合わせて準備をしていかなければなりません。
またCDを新しく焼いて使用する場合には、ディスクの不具合も考えて予備を用意していくと良いでしょう。

10.必要なグッズを用意する

ここまで準備が済んだら、後は備品等を揃えていきましょう。
二次会で必要となる基本的な備品を、下記にまとめてみました。

受付備品

・筆記用具(ボールペンや蛍光ペン数本ずつ)
・お金を管理するBOX2つ(新郎側、新婦側で使用)
・お釣り(多めに用意)

店内備品

・マイクセット(店内の物を借りるか、レンタルか等)
・音響(CDやiPod等)
・音響のための接続ケーブル(予め音響設備をチェックしておく)
・店内装飾品

ケーキ入刀等

イベントに応じた備品を用意します。

余興備品

余興を頼んだ友人に、必要な備品を確認します。

ゲーム備品

・景品
・ゲームに必要なもの
ビンゴであれば、ビンゴカードや抽選機等を用意します。
クイズの場合は、○×札等を用意すると良いでしょう。

サプライズ備品

サプライズ内容に応じて準備しましょう。

お見送り

・プチギフト(必ず、最大参加人数よりも多めに用意しておきます)

11.備品、景品の買い出し/お釣りの用意

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備品が決まったところで、必要な備品と景品を買いに行きましょう。
大きな景品を用意した場合には、ゲストが持ち帰りやすい様に紙袋も用意してあげると親切です。
またお釣りは、銀行で多めに両替して用意しておきましょう。
会費が¥10,000の場合にはお釣りを用意する必要はありませんが、それ以外なら必ず必要となります。
当日はバタバタして「お釣りがない!」という事態には即座に対応できなくなってしまうので、忘れずに準備しておきましょう。

12.各リストを作っておく

ここまで出来たら、準備はほぼ完成です!
あとは、当日のために最終チェックをしておきましょう。
幹事は大変多くのものを管理する事になりますので、各リストを作って持っておくと便利です。

・ゲストのリスト
・景品のリスト
・搬入物のリスト
・お金を管理するリスト

またこれらは幹事の補助をお願いした友人にも渡しておいて、2人で分担して作業できる様にしておくとベストです。
あとは、当日を迎えるのみ!

 

結婚式当日は、皆に助けてもらう事が大切!

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長い準備を経て、とうとう二次会当日です。
当日は挙式・披露宴も行われる場合がほとんどなので、幹事はゆっくり準備している時間がありません。
どうしてもバタバタしてしまうので、一人で頑張りすぎずに友人にどんどん助けてもらいましょう。
一人で背負い込むと、上手くいくものもいかなくなってしまいます。
当日は、幹事も含めて全員で楽しめる二次会にしていきましょう!

 

結婚式二次会の成功の秘訣は、段取りにある!

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二次会の幹事は、大変な役割です。
しかし段取りをしっかりして準備さえしておけば、二次会は7割成功です!
あとは当日の状況を見て臨機応変に対応していけば、必ず素晴らしい二次会になります。
出来れば準備段階から友人みんなで力を合わせて、二次会を作り上げていきましょう!

rara 犬やウサギ、爬虫類と1歳の息子がいる大家族のママライターです(*^^)v
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